Niet uitbesteden maar automatiseren!
Het zal een bekend beeld zijn bij menig wagenparkbeheerder: een groot deel van het werk bestaat uit ‘gedoe’. Ofwel: brandjes blussen, zoals ze het bij De Wagenparkbeheerders omschrijven. Als je veel van dat gedoe nu eens goed automatiseert? Zodat je de aandacht volop kan richten op zaken die ertoe doen? Met die wens ontstond het nieuwe fleetmanagementsyteem Hubble.
“Een systeem ontwikkeld door en voor wagenparkbeheerders; vreemd genoeg was dat er nog niet in de markt.”
Hubble Fleet Management Software. Zo heet voluit de nieuwe ster aan het firmament van de fleetmanagement software, ontwikkeld door De Wagenparkbeheerders uit Utrecht. Volgens Erik van Harmelen, algemeen directeur bij Hubble Fleet Management Software, moeten we vooral even langs de burelen lopen van de fleetmanagers van het naastgelegen kantoor van De Wagenparkbeheerders. Wat opvalt? Rust! Geen continu rinkelende telefoons van leaserijders, geen stress door stapels Excel-uitdraaien die als rapportages moeten worden verwerkt. Van ‘gedoe’ en ‘brandjes blussen’ lijkt inderdaad geen sprake. Van Harmelen: “Ter illustratie: de 2.500 voertuigen van Enexis worden hier beheerd door twee fleetmanagers. Enexis heeft er geen omkijken naar. Wij komen bij bedrijven over de vloer waar één wagenparkbeheerder het werk van 100 voertuigen nauwelijks aankan!”
Auto kwijt
Op zich lijkt het vreemd dat het ‘gedoe’ in wagenparkbeheer nog altijd overheerst. In de markt zijn ook tal van softwarepakketten te koop die fleetmanagement aankunnen. De een wellicht beter dan de ander. Maar de eisen die klanten stellen aan de software zijn natuurlijk even divers. Ook De Wagenparkbeheerders maakte gebruik van bestaande fleetmanagement software.
Toch bleef het ‘gedoe’… Maikel van de Sande, directeur bij De Wagenparkbeheerders: “Er is een auto kwijt terwijl de werknemer uit dienst is, of de auto blijkt al twee maanden stil te staan terwijl de werknemer er niet meer werkt, er is discussie over een boete vanwege het missen van de apk, een auto wordt gehercalculeerd omdat structureel de verkeerde kilometers na het tanken worden ingevuld… de voorbeelden zijn legio. Terwijl het grotendeels zaken zijn die kunnen worden voorkomen.”
Waar het grote verschil zit in een ‘gewoon’ fleetmanagement softwarepakket en dat van Hubble? Volgens Van Harmelen zit het hem in eerste instantie in het uitgangspunt: bestaande pakketten zijn doorgaans ontwikkeld door softwarebedrijven die fleetmanagement ‘erbij doen’. Omdat de klant er naar vroeg. “Dergelijke systemen zijn prima in het ophalen en presenteren van data van verschillende providers. Maar de intelligentie om de data voor je te laten werken ontbreekt. Ons systeem is ontwikkeld door onze eigen wagenparkbeheerders met heel veel kennis en ervaring. Zo zijn er allerlei ‘datachecks’ ingebouwd, bijvoorbeeld op de juistheid van kilometerstanden. Maar ook data van leasemaatschappijen komt niet zomaar ons systeem in. Door het verhogen van de kwaliteit van de data krijg je al veel meer betrouwbaarheid. Met die betrouwbare data als uitgangspunt communiceert Hubble met berijders, leasemaatschappijen, de financiële- en de salarisadministratie zonder dat de wagenparkbeheerder hier omkijken naar heeft”.
Aandachtsgebieden
Daarnaast zijn er tal van slimmigheidjes; van geautomatiseerde factuurcontrole, een signaleringendasboard, tot het met een druk op de knop opvragen van rapportages. “Een fleetmanager moet ’s ochtends in een oogopslag kunnen zien hoe zijn park ervoor staat en wat die dag de aandachtsgebieden worden. Hubble scheelt enorm veel tijd, ruim 25 procent is onze ervaring. Tijd die de fleetmanager overhoudt om bezig te zijn met zaken waar het om draait: contract- en leveranciersmanagement”, aldus Van Harmelen.
Of een vergaande automatisering wagenparkbeheer groten-deels overbodig maakt? Daar zijn Van de Sande en Van Harmelen zeker niet bang voor. Al veranderen de taken van een traditionele wagenparkbeheerder wel. Ondersteund door Hubble worden zij steeds meer consultants: de uitdagingen op het gebied van mobiliteit – het moet duurzamer, slimmer en goedkoper, waarbij elektrische voertuigen en andere vormen van mobiliteit bij bedrijven steeds vaker voorkomen – zijn talrijk. Van de Sande: “Veel bedrijven besteden hun beheer uit om van het gedoe af te zijn. Helemaal als bijvoorbeeld de afdeling HR het beheer erbij doet. Met Hubble kunnen ze het weer zelf en zullen De Wagenparkbeheerders steeds vaker worden ingeschakeld voor ondersteuning en advies. Uiteindelijk zullen we ons als consultants alleen maar beter kunnen gaan inzetten voor de klant.”
